7000 personnes travaillent pour la Fédération Wallonie-Bruxelles, pour améliorer la vie de 4,5 millions de Belges. Pour communiquer entre elles, il y a l'intranet, que nous avons contribué à réinventer en développant la plateforme.
Si vous êtes un.e francophone en Wallonie ou à Bruxelles comme 4,5 millions de Belges, la FWB intervient directement dans votre vie. Parce que vous êtes un de ses 100.000 enseignants. Vous avez un enfant en obligation scolaire. Vous allez voir un film au cinéma ou une exposition dans un des 82 musées de la FWB.
Vous faites partie des 650.000 affiliés à un club sportif. Vous regardez une émission à la RTBF… La FWB gère aussi des services fondamentaux comme l’aide à la jeunesse (plus de 40.000 jeunes pris en charge), la recherche scientifique et les maisons de justice.
Votre mission,
si vous l’acceptez…
- Etnic, le partenaire informatique de la FWB : “La FWB, ce sont 7000 collaborateurs qui ont des profils et des besoins parfois très différents et qui sont habitués à un outil depuis de nombreuses années”.
- Nous : “Nous allons travailler en co-création avec les équipes pour tenir compte des spécificités de chacun”.
Vous imaginez la coordination qu’il faut pour mettre un tel ensemble de compétences et de personnes en musique ? La première chose que nous avons apprise au cours de nos missions : les différents services d’une grande “boîte” doivent communiquer de manière fluide. Ça tombe bien, nous avons fait des outils de communication interne une de nos spécialités ! First step : passer de JAVA à PHP et Drupal, beaucoup plus attrayant et moins coûteux à mettre en œuvre et à maintenir.
Tout est dans la méthode…
Pour réussir un tel changement, nous devions être méthodiques. Rencontrer, parler, comprendre et condition sine qua non, travailler en co-création avec l'Etnic. Tenir compte du panel des métiers, de leurs spécificités et de la complexité de l’organisation. Pas simple mais faisable, la preuve !
La résistance au changement est une barrière réelle, tout comme l’étendue de l’organisation. Il nous a fallu définir une stratégie technique et organisationnelle impactant des milliers de travailleurs, avec une seule priorité : simplifier l’expérience utilisateurs et la rendre la plus engageante possible.
Et pour faire vivre et évoluer ce nouvel outil, attribuer des rôles et former des éditeurs, des contributeurs et des gestionnaires.
La contrainte technique n’en était pas une pour nous. Parce que passer de JAVA à Drupal a ouvert les portes d’un nouveau monde : un univers sur-mesure, plus engageant, plus rapide à développer et plus facile à maintenir.
… Et dans le phasage.
L’ampleur du projet nécessitait un phasage, pour y aller en douceur. Avec une implication progressive des utilisateurs et des chefs de projet ainsi que de nombreux tests.
Cette période transitoire nous a permis de préciser les spécifications et le niveau d’ambition pour chaque fonctionnalité, définir une matrice des rôles et des responsabilités de chacun, identifier les sponsors et mettre en place des principes de gouvernance adaptés à ce type de projet et organiser le transfert de connaissances.
Une première phase amena à l'ouverture à 80 contributeurs et une formation pour les gestionnaires de contenu ainsi qu’à la Direction du service de communication. Une seconde phase comprenant la mise en ligne et l'ouverture du site intranet aux 7.000 employés.
